TIP KERJAYA : SKOP KERJA BIDANG SUMBER MANUSIA (SESI TEMUDUGA)

Untuk topik kali ini, sis akan berkongsi berkenaan sesi temuduga. Dalam sesi temu duga ini sangatlah penting untuk seorang HR membuat saringan supaya calon yang berjaya masuk itu adalah calon yang sememangnya layak untuk jawatan tersebut. Sebagai seorang HR anda adalah antara yang terawal yang akan tahu berkenaan kekosongan jawatan di dalam syarikat.

Tetapi anda haruslah bersikap profesional dan bersikap adil untuk kakitangan syarikat yang lain. Sekiranya anda tahu, ada dikalangan kakitangan syarikat yang berkelayakan untuk menyandang jawatan tersebut dan dalam masa yang sama mereka berminat dengan jawatan tersebut, anda boleh sahaja mencadangkan nama kakitangan tersebut kepada majikan anda terlebih dahulu. Perkataan berkelayakan ini tidak merujuk kepada bidang yang mereka pelajari di universiti sahaja sahaja, tetapi daripada aspek lain juga perlu diambil kira, terutamanya ilmu dan kemahiran yang ada yang bersesuaian degan jawatan tersebut. Prestasi mereka yang sentiasa mengambil kira perkembangan syarikat dan bersedia untuk berjuang bersama-sama untuk mencapai matlamat syarikat.Yang paling penting mereka bertanggungjawab dan bersungguh-sungguh dalam tugasan yang diberikan.

Ilmu pengetahuan sahaja tidak mencukupi, tetapi kesungguhan dalam mengembangkan potensi diri adalah penting. So berbalik kepada sesi temu duga tadi, semestinya kita inginkan calon yang terbaik. Bagaimana untuk kita mengenali kebolehan dan bakat calon tersebut? Sebenarnya semasa hari temuduga kita sudah dapat melihat sedikit sebanyak apakah mereka sudah bersedia untuk menyandang jawatan tersebut atau tidak. Ada dikalangan yang mempersiapkan portfolio yang baik semasa hadir ke sesi temuduga. Kepetahan bercakap mungkin bukan perkara utama, tetapi sekiranya anda menghadiri temuduga untuk menjadi pengacara majlis atau host sebarang rancangan, sememangnya anda perlu mempunyai kebolehan bertutur dengan baik. Tetapi sekiranya, anda ingin memohon jawatan pereka grafik atau biasa korang sebut "graphic designer" anda boleh sahaja membawa hasil-hasil grafik anda semasa sesi temuduga. Sekiranya anda mempunyai kemahiran mengambil gambar atau menyunting video itu akan menjadikan diri anda lebih bernilai semasa memohon jawatan tersebut. 

Semasa sesi temuduga, HR boleh sahaja menyediakan soalan atau ujian yang bersesuaian. Sebagai contoh untuk seorang designer, HR boleh sahaja meminta mereka mengedit sebarang gambar produk syarikat. Sekiranya, jawatan tersebut untuk jawatan pengurusan boleh sahaja HR menyediakan ujian yang melibatkan kemahiran menggunakan komputer, seperti membuat karangan pendek berkenaan topik tertentu. Di situ kita boleh melihat bagaimana mereka memberikan respon terhadap tugasan yang tiba-tiba. Kerana di dalam pekerjaan sebenar mereka perlu bersedia dengan hal-hal yang berlaku secara tiba-tiba seperti perlu mengeluarkan surat tertentu atau email kepada pelanggan syarikat atau pihak lain yang perlu dibuat dengan segera.

Sekiranya syarikat itu adalah syarikat yang perlu berhubung dengan banyak pihak yang mengunakan Bahasa Inggeris sebagai medium untuk berkomunikasi, maka calon yang hadir perlulah  mempunyai kebolehan untuk bertutur dalam Bahasa Inggeris. Sekiranya mereka tidak dapat dapat memahami atau menguasai bahasa tersebut, mungkin boleh menyebabkan berlakunya salah faham atau menyebabkan penyebaran info yang salah. Kerana komunikasi dalam sesebuah syarikat amatlah penting. Sebagai HR anda tidak boleh menjadi terlalu drastik semasa sesi temuduga, anda jugak perlu menjadi kreatif dalam mengcungkil bakat daripada calon dan bukannya membunuh bakat mereka. Sebagai contoh anda boleh sahaja membiarkan mereka menjawab dalam bahasa melayu terlebih dahulu, dan kemudian anda sendiri cuba bertanyakan soalan di dalam bahasa inggeris dan sekiranya mereka respond di dalam bahasa melayu, tidak mengapa yang penting kita jelas yang mereka boleh memahami apa yang kita sampaikan. Sekiranya mereka terus sahaja menjawab di dalam Bahasa Inggeris dengan baik, maknanya mereka faham dengan soalan dan mereka mempunyai kemahiran bertutur. Untuk mereka yang memberikan respon di dalam bahasa melayu tadi, tidak semestinya mereka tidak mahir bertutur di dalam bahasa inggeris, tetapi kemungkinan mereka lebih selesa menggunakan bahasa melayu di dalam kehidupan seharian mereka. Dan jangan terkejut, ada sesetengah calon langsung tidak terduga bahawa mereka memiliki penguasaan bahasa inggeris yang sangat baik. HR boleh sahaja memasukkan slot seterusnya untuk menguji tahap penguasaan bahasa inggeris mereka.

Selain itu, anda juga boleh membuat tapisan ujian air kencing di klinik yang berdekatan untuk memastikan pekerja yang di ambil bebas dadah.  Tapisan awal adalah sangat penting. Pada masa itu mereka tidak boleh menipu atau cuba menidakkan kebenaran. Ada sesetengah syarikat akan merujuk kepada pihak lain untuk mendapatkan maklumat berkenaan calon tersebut. HR perlu mengambil tahu latar belakang calon tersebut apakah mempunyai rekod jenayah yang berat atau sebagainya. Kita sebolehnya mahu mengelakkan mengambil calon yang akan memberikan kesan negatif kepada syarikat dan kakitangan syarikat yang lain. 

Kebiasaan HR juga akan membuat semakan pekerjaan dengan syarikat terdahulu. Di dalam hal ini, HR perlu berhati-hati dan perlu menggunakan cara yang bersesuaian. Sebagai contohnya HR menghubungi secara terus syarikat berkenaan tanpa bertanyakan terlebih dahulu mengapa pekerja tersebut berhenti daripada syarikat tersebut. Sebagai contohnya pekerja tersebut berhadapan dengan masalah gangguan seksual daripada pihak sana contohnya daipada pihak pengurusan tertinggi, pasti sahaja sekiranya HR menghubungi pihak syarikat tersebut, pihak syarikat tersebut tidak mahu mendedahkan perkara tersebut dan memberikan pelbagai tuduhan kepada calon tersebut. Di sini, peranan HR adalah sangat kritikal dan disebabkan perkara ini, HR yang terlibat dengan sesi temuduga adalah seorang yang mempunyai banyak pengalaman bekerja. Dengan mempunyai pengalaman yang banyak mereka senang untuk mengenalpasti ciri-ciri calon yang hadir.

Sesetengah syarikat menggunakan kaedah untuk tidak meneruskan pengambilan calon, tetapi calon perlu menghadiri beberapa training, sekiranya berjaya di dalam training tersebut, calon akan di tawarkan jawatan tersebut. Kebiasaan syarikat akan meminta calon untuk hadir training dalam masa 1 ke 3 hari bergantung kepada jawatan yang di pohon, dan untuk berlaku adil syarikat akan membayar mereka yang hadir semasa training kerana mereka telah memperuntukkan masa untuk melakukan kerja di syarikat tersebut. Ini adalah kaedah yang lebih baik, daripada anda terus menawarkan jawatan, tetapi pada akhirnya calon tersebut memberikan prestasi yang tidak memuaskan dan tahap kemahiran yang ada tidak bersesuaian dengan jawatan yang ada.

Selain daripada itu, HR juga perlu telus dalam memaklumkan skop tugasan. Supaya calon mendapat gambaran yang bersesuaian berkenaan jawatan yang di pohon untuk mengelakkan calon tersebut memilih untuk berhenti terlalu awal kerana berasa tertipu dengan pihak syarikat setelah di terima masuk berkerja. HR perlu menjelaskan jadual, waktu operasi, cuti dan manfaat kakitangan dengan jelas agar calon dapat mempertimbangkan jawatan tersebut. Hal ini sangat penting kerana calon yang hadir dapat mempersiapkan diri sebaiknya untuk memberikan komitmen yang terbaik buat syarikat. Sekiranya calon tidak dapat memberikan komitmen yang dinginkan calon boleh menolak tawaran tersebut, dan syarikat juga boleh mengajak calon berbincang semula sekiranya perlu. 

Di dalam sesi temuduga ini. tidak perlu tergesa-gesa untuk mengambil calon, kerana dikhuatiri pelbagai isu atau masalah lain akan timbul di kemudian hari. Isu yang paling merisaukan adalah calon tidak dapat menjalankan tugasan dengan baik dan dalam masa yang sama menyebabkan berlakunya penindasan kepada kakitangan syarikat yang lain kerana mereka terpaksa menanggung bebanan kerja yang tidak dapat dilaksanakan oleh calon tersebut. Tidak semua perkara perlu diajar atau dilatih oleh senior bahagian. Perkara asas atau kemahiran calon haruslah bersesuaian dengan jawatan yang dipohon. Untuk tugasan yang berat atau memerlukan penelitian yang rapi, sangat memerlukan calon yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang baik kerana bukan semua perkara atau tugasan perlu disemak secara satu per satu daripada A -Z oleh senior bahagian. Sekiranya hal itu berlaku, pastinya akan memberikan kesan kepada pihak lain. Pastinya memerlukan banyak masa dan penelitian yang perlu dilaksanakan. Pengambilan staff adalah bertujuan untuk mengagihkan tugasan tertentu kepada calon yang baru. 

Selain itu, HR juga boleh menyediakan latihan atau kursus yang bersesuaian sekiranya HR merasakan calon tersebut mempunyai kebolehan untuk belajar dengan cepat. Untuk mendapatkan seorang pekerja yang berpengalaman dan mempunyai kemahiran yang pelbagai mungkin sedikit sukar untuk syarikat yang mempunyai bajet atau peruntukkan perbelanjaan yang kecil untuk bahagian gaji pekerja. Calon yang memiliki pakej ini kebiasaan memiliki keunikan dan kemahiran yang tersendiri, begitu juga dengan harga servis yang perlu syarikat bayar kepada calon ini haruslah bersesuaian dengan tanggungjawab dan skop kerja yang perlu dilaksanakan. Tetapi, sekiranya syarikat tidak mempunyai bajet atau peruntukkan yang lebih besar, maka syarikat perlu menyediakan latihan dan kursus yang bersesuaian kepada calon lain. Pastikan kursus atau latihan ini dikendalikan oleh mereka yang berkemahiran di dalam tugasan tersebut. Jangan mengelirukan calon dengan analogi atau terma yang digunakan sendiri kerana itu mungkin menyebabkan salah faham dan menyebabkan kekeliruan yang berpanjangan.

Sesi temuduga bukan sahaja merupakan sesi yang penting kepada syarikat sahaja, tetapi juga kepada diri calon sendiri. Bukan kita sahaja menilai diri mereka, tetapi wakil syarikat juga dinilai oleh mereka. Calon yang hadir pasti mempunyai kelayakkan atau kemahiran tertentu, mereka hadir untuk memberikan servis kepada syarikat. Bukanlah berharap dilayan seperti VVIP tetapi cukuplah dilayan dengan adab yang baik. Bagaimana kita mahu disantuni oleh orang lain begitu jugalah kita perlu menyantuni mereka. Sekiranya kita merasakan calon tersebut tidak layak, cukup sahaja untuk kita memendekkan sesi temuduga tersebut dan tidak perlu membaling-baling fail atau sebagainya. Jangan menjadi terlalu angkuh, kita tidak tahu apa yang akan terjadi di hari akan datang. Mungkin suatu hari nanti kita sendiri yang memerlukan pertolongan atau bantuan daripada mereka. Ingat yer hidup ini ibarat roda. Tak selamanya akan berada diatas. Pasti akan ada turun naiknya kerana roda itu akan terus berputar seiring dengan hayat kita.

Sebagai penutup, berhatilah-hatilah dalam membuat saringan. Banyakkan berdoa semoga Allah hadirkan calon yang baik-baik.